דף הבית / מאגר ידע / חשבונית אונליין /יצוא נתונים

יצוא נתונים מחשבונית אונליין בפורמט חשבשבת – הנה"ח חד צידית

בחשבונית אונליין קיימת אפשרות לייצא נתונים לתוכנה זרה בפורמט חשבשבת מפורט. יצוא זה כולל סוגי תנועה ואפשרות הכוללת תנועות במט"ח. הפקת הקובץ הינה בפורמט חודשי בלבד.

שלב ראשון - רשימת כרטיסי לקוחות

על מנת לקלוט את הנתונים מחשבונית אונליין לתוכנת הנהלת חשבונות אחרת, נדרש להזין לכל כרטיס לקוח את מספר הכרטיס בתוכנת הנהלת החשבונות.

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "כרטיסים" – ובחרו "לקוחות"
תפתח רשימת כרטיסי הלקוחות
לחצו על כפתור "ערוך"

* הפעולה מתבצעת בנפרד לכל כרטיס

שלב שני – הגדרת מספר זר

אחרי לחיצה על כפתור “ערוך” יפתח חלון פרטי לקוח, בשדה “מספר זר” הזינו את מספר הכרטיס בתוכנת הנהלת החשבונות אליה נרצה לייצא את הנתונים – עד 8 תווים (ספרות בלבד)

**הגדרת מספר זר לכרטיס כללי אפס ניתן לבצע רק בריווחית אונליין בחלון כרטיסי פריטים מפורט בלבד. אם אין לכם גישה לריווחית אונליין, ניתן לפנות למוקד התמיכה של ריווחית לסיוע

שלב שלישי – סגנון מספור מספר זר בכרטיסי הלקוחות

יש לברר מול רו”ח/יועץ-מס/מנהל חשבונות את סגנון המספור הרצוי עבור המספר הזר בכרטיסי הלקוחות:

אם כרטיסי הלקוחות כבר קיימים בתוכנת הנהלת החשבונות, יש לקבל את רשימת מספרי הכרטיסים ולהזין אותם תחת עריכה לכל כרטיס, בשדה “מספר זר” כפי שראינו בשלב הקודם.
אם כרטיסי הלקוחות עדיין לא קיימים בתוכנת הנהלת החשבונות, יש לבקש את סדרת המספרים המיועדת ללקוחות ולהזין את המספר תחת עריכה לכל כרטיס, בשדה “מספר זר.”
יתכן וירצו להשתמש בסדרת המספרים של חשבונית אונליין (כלומר, מספר הכרטיס בתוכנת חשבונית אונליין והמספר הזר יהיו זהים).
אם לא רוצים לפתוח בתוכנת הנהלת החשבונות את כל כרטיסי הלקוחות שקיימים בחשבונית אונליין, אלא להשתמש בכרטיס אחד מאוחד, כלקוחות מזדמנים, ניתן להגדיר מספר זר מאוחד באופן מרוכז, ע”י כניסה לריווחית אונליין. אם אין לכם גישה לריווחית אונליין, ניתן לפנות למוקד התמיכה של ריווחית לסיוע.

ניתן להגדיר כרטיסים שכבר נפתחו.
ניתן למנוע את מצב הגדרת הכרטיסים מדי חודש ע”י הגדרות בדפי תשלום הסליקה – נקרא “מספר זר לקוחות חדשים“.

במידה ויש לכם גישה לריווחית אונליין:

בריווחית אונליין, הכנסו לתפריט התוכנה, ללשונית “הנהלת חשבונות” ובחרו “כרטיסי חשבון מרוכז”
על מנת להציג רק את הלקוחות, לחצו על לשונית “סוג כרטיס” וסמנו √ רק בשדה לקוחות. וודאו ששאר השדות אינם מסומנים ב-√.
על מנת לבחור את כל הכרטיסים יחד:
א. הקליקו קליק אחד על מס’ הכרטיס הראשון ברשימה
ב. גללו למטה עד שתגיעו לכרטיס לקוח האחרון
ג. לחצו על כפתור SHIFT במקלדת והחזיקו.
ד. הקליקו על מספר הכרטיס האחרון
ה. כעת כל הטבלה תסומן בכחול

הקליקו על שדה מספר זר (אין משמעות באיזו שורה)
לחצו על כפתור עדכון ערך מרוכז
בחלון הקטן שיפתח רשמו את המספר הזר המאוחד ולחצו Enter
בחלון הקטן לוחצים על עדכן
בחלון הגדול לוחצים על עדכן
צאו מהתוכנה והכנסו מחדש

שלב רביעי -בירור והזנת קודי סוגי התנועה של חשבשבת

נדרש להגדיר את סוגי התנועה של חשבשבת בריווחית

הכנסו לתפריט התוכנה בחשבונית אונליין ולחצו על לשונית “דוחות” ובחרו “יצוא לתוכנה זרה”
בחרו בתוכנה זרה “חשבשבת”
לחצו על כפתור “עדכון סוגי תנועה”
יפתח חלון הגדרת סוגי תנועות, מול כל סוג תנועה בשדה “סוג תנועה זר” רושמים את הנתונים מתוך חשבשבת.

הערות חשובות:

סוג תנועה זר מכיל עד 3 תווים (נומרי או אלפאנומרי, אנגלי או עברי):

שמרו שינויים בכל שורה בנפרד ע”י לחיצה על כפתור “שמור”
ברשימה זו קיימים כל סוגי התנועות שהיו בשימוש בעסק – חובה להגדיר את כולם
שימו לב במידה וישנם עמודים נוספים (כפי שמופיע בתמונה), אל תפספסו אותם.

שלב חמישי – הגדרת כרטיסי מערכת

כפי שהגדרנו מספרים זרים בכרטיסי הלקוחות, אנחנו נדרשים להגדיר מספרים זרים בכרטיסי המערכת
כמו: מע”מ עסקאות, הכנסות חייבות, הכנסות פטורות, קופות ובנקים.

בתפריט התוכנה, תחת לשונית “דוחות”
בחרו “יצוא לתוכנה זרה”
במסך שיפתח בחרו בשדה “תוכנה זרה”: “חשבשבת”
לחצו על כפתור עדכון חשבונות

הערות:

כמו בכרטיסי לקוחות, גם כאן, יש הגבלה עד 8 תווים בלבד
שמרו שינויים בכל שורה בנפרד ע”י לחיצה על כפתור “שמור”
ברשימה זו קיימים כרטיסים שהיו בשימוש בעסק וחובה להגדיר את כולם
שימו לב לדפים הנוספים כדי לא לפספס!
בחד צידית אין קופות שיקים, מזומן וכד’ יש רק קופה כללית אחת אותה מגדירים בקבלות והפקדות

שלב שישי – הגדרת כרטיס/חשבון מע”מ

בהנהלת חשבונות חד צידית הגדרת כרטיסי מע”מ נמצאת בחלון נפרד מכל כרטיסי המערכת.

בחלון ‘יצוא לתוכנה זרה’ יש כפתור עדכון חשבונות או שלהיכנס מחדש בדרך הבאה:

בתפריט התוכנה בלשונית “דוחות” – בחרו “יצוא לתוכנה זרה”
בשדה תוכנה זרה – בחרו “חשבשבת”
לחצו על כפתור עדכון חשבונות מע”מ

4. הגדירו את המספר הזר ושמרו

שלב שביעי – הפקת קבצים

באותו חלון של יצוא לתוכנה זרה:

וודאו שאתם עדיין על תוכנה זרה – חשבשבת
בחרו שנה וחודש
במידת הצורך סמנו ב- √
- תנועות חדשות בלבד – במידה וכבר בוצע יצוא/יבוא בתוכנה זרה לחלק מהתנועות בחודש הזה ואנו רוצים לייצא מהנקודה זו.
- ללא הפקדות – בתוכנת חשבונית אונליין עם שימוש במערכת הסליקה ICREDIT , נרשמות פקודות ההפקדות בעת שידור הנתונים לשב”א. במידה ולא תרצו לקבל פקודות אלה, סמנו √ בשדה זה.
דברים כלליים:
- בשדה סוג תנועה כללי – צריך להיות רשום 999
- בשדה חשבון כללי – צריך להיות רשום 99999

סמנו ב-√:
- כולל מט”ח – אם יש תנועות במט”ח
- ממשק חשבונות – לסמן קבוע לצורך הפקת קבצי חשבונות ולא רק תנועות

לוחצים על“יצוא נתונים“

שלב שמיני- הורדה ושמירת הקבצים

לאחר לחיצה על כפתור יצוא נתונים, תתבצע הורדת קובץ נתונים מכווץ.
לחצו על חץ ה”שמירה” ובוחרים ב-“שמירה בשם” (יתכן שבמחשב הספציפי תהינה הגדרות הורדה אחרות ושלב ההורדה יתבצע אחרת)

3. שומרים את הקובץ במקום נגיש לשימוש
4. אם יש צורך בשליחה למען – ניתן כבר לשלוח את הקובץ מכווץ
5. אם השימוש בקבצים נמצאים במחשב הנוכחי, יש לחלץ אותם מהכיווץ