מטרת ייבוא הנתונים מתוכנה חיצונית היא העברת הנהלת החשבונות של העסק לתוכנת “ריווחית”.

הנתונים הניתנים להעברה:

• אינדקס כרטיסים
• אינדקס פריטים
• תקבולים ותשלומים (תנועות הנהח”ש)
• יתרות כרטיסים
• יתרות מלאי

בעת ייבוא אינדקס כרטיסים מקובצי HESHIN.DAT   ו  HESHIN.PRM יתכן חוסר בנתונים כגון כתובת, דוא”ל, מספרי טלפון וכדומה.

סדר פעולות לייבוא נתונים:

• קליטת אינדקס כרטיסים והגדרת מספר זר
• הגדרת סוגי תנועה זרים: התאמת הגדרות סוגי התנועה בין שתי התוכנות.
• קליטת תנועות (תקבולים ותשלומים) או יתרות כרטיסים.
• עדכון תנועות: סיום תהליך הקליטה וביצוע עדכון סופי של הנתונים במערכת.
• קליטת פריטים: בוא קטלוג המוצרים של העסק (במידת הצורך).
• קליטת יתרות מלאי: עדכון מלאי הפתיחה עבור הפריטים שנקלטו (במידת הצורך)

 קליטת אינדקס כרטיסים והגדרת מספר זר

בהנהלת חשבונות חד-צידית, טבלת כרטיסי החשבון כוללת כרטיסי לקוחות וספקים בלבד. במידה ובעסק קיימים כרטיסי לקוחות וספקים, יש להגדיר עבורם “מספרים זרים” לצורך סנכרון הנתונים.

שלבי הביצוע:

• בתפריט הנהלת חשבונות ,יש לבחור באפשרות” כרטיס חשבון-מפורט/אינדקס חשבונות”
• בשדה “מספר זר” יש להזין את מספר הכרטיס כפי שהוא מופיע בתוכנה החיצונית שממנה מיוצאים הנתונים.

הגדרת מספרים זרים בצורה מרוכזת: ניתן להגדיר מספרים זרים עבור מספר כרטיסים במקביל בצורה מרוכזת:

שלבי הביצוע:

• בתפריט הנהלת חשבונות ,יש לבחור באפשרות “כרטיס חשבון מרוכז“
• בטבלה שתיפתח, יש לאתר את העמודה “מספר זר” ולהזין בה את מספר הכרטיס כפי שהוא מופיע בתוכנה החיצונית עבור כל כרטיס רלוונטי.

ייבוא כרטיסי חשבון

במידה והכרטיסים אינם קיימים במערכת או קיימים באופן חלקי בלבד, יש לבצע את הייבוא באחת מהדרכים הבאות:

• ייבוא מקובץ Excel: להסבר על בניית הקובץ בצורה תקינה, יש לעיין במדריך הייעודי באתר “מבנה קובץ יבוא כרטיסי חשבון” ly/Rivhit-KB-Excel
• ייבוא מקובציdat + Heshin.prm: ייבוא ישיר מהקבצים המופקים מהתוכנה החיצונית.

שלבי ייבוא הכרטיסים:

יש להיכנס לתפריט תחזוקה > “ייבוא כרטיסי חשבון מקובץ טקסט“ ולפעול לפי השלבים הבאים:

1. בחירת סוג הקובץ: יש לבחור בסוג הקובץ הרלוונטי לקליטה (Heshin.dat + Heshin.prm או קובץ טקסט/Excel).
2. בחירת מיקום הקובץ: יש לנווט לתיקייה שבה שמורים הקבצים במחשב.
3. אישור הפעולה: יש ללחוץ על כפתור “אישור“ להפעלת הייבוא.

אפשרויות ייבוא מתקדמות

שמירה על מספרי חשבונות

בייבוא אינדקס כרטיסים מתוכנה חיצונית, יש לסמן את האפשרות “שמור על מספרי חשבונות” במידה וברצונכם לשמור על המספור המקורי, ובתנאי שהמספור הוא נומרי בלבד (מספרים ללא אותיות).

שימו לב:

• אם מופיעה ההודעה: “מפתח חשבון אלפא-נומרי. לא ניתן לשמור חשבונות“, המשמעות היא שהמספור בתוכנת המקור כולל אותיות או תווים שאינם מספרים.
• במקרה כזה, יש להסיר את הסימון מהאפשרות “שמור על מספרי חשבונות”.
• כתוצאה מכך, המערכת תקצה מספרים חדשים לכרטיסים, ומספרי הכרטיסים המקוריים מהתוכנה החיצונית ייקלטו באופן אוטומטי בשדה “מספר זר“.

חשבונות חדשים בלבד: במידה ומבוצעת קליטה חוזרת של נתונים, יש לסמן את האפשרות “חשבונות חדשים בלבד”. הגדרה זו תבטיח שהמערכת תקלוט רק כרטיסים שטרם קיימים בתוכנה ותמנע כפילויות.

היפוך לעברית: במקרים בהם שמות הכרטיסים נקלטו כטקסט הפוך, יש לסמן את תיבת “היפוך לעברית”, ללחוץ על אישור ובסיום הפעולה לבצע שמירה.

עדכון ע.מ / ת.ז בלבד: עבור כרטיסים שכבר קיימים במערכת, יש לבצע עדכון של מספרי העוסק המורשה או תעודות הזהות ישירות מהקובץ על ידי בחירה באפשרות זו.

קליטת תנועות מתוכנה חיצונית

בדומה למספר הזר בכרטיסי החשבון, קודי המיון ב”ריווחית” אינם תואמים בהכרח לסוגי התנועה המוגדרים בתוכנה החיצונית. לצורך סנכרון תקין של הנתונים, יש לבצע התאמה של סוגי התנועה בין המערכות:

שלבי הביצוע:

• בתפריט התוכנה, יש לבחור בלשונית “הגדרות” לאחר מכן באפשרות “קודי מיון/סוגי תנועה“
• עבור כל קוד מיון שנמצא בשימוש, יש להזין בשדה “סוג תנועה זר “את הקוד המקביל לו בתוכנה שממנה מיוצאים הנתונים.

דגשים חשובים:

• סוג התנועה הזר יכול לכלול אותיות (אלפא-נומרי).
• אורך השדה מוגבל ל-3 תווים בלבד.

אופן יבוא נתונים

לאחר הגדרת סוגי התנועה הזרים, יש לבצע את הייבוא בפועל לפי השלבים הבאים:

שלבי הביצוע:

• יש להיכנס לתפריט תחזוקה ובחרו באפשרות “ייבוא נתונים מתוכנה זרה“
• יש לבחור את “סוג הקובץ” המיועד לקליטה (למשל חשבשבת פרמטרים).
• יש לבחור את מיקום הקובץ (או הקבצים) שנשמרו במחשב.
• יש להגדיר חודש ושנה רלוונטיים לייבוא.
• יש לסמן את האפשרויות הבאות לפי הצורך:
  • “כולל מט”ח“: במידה וקיימות תנועות במטבע חוץ.
  • “לפי מפתח זר“: במידה והגדרתם מספרים זרים לכרטיסים.
  • “לפי סוג תנועה זר“ במידה והגדרתם קודי מיון זרים.
• יש ללחוץ על כפתור “אישור“, ובסיום הפעולה יש ללחוץ על “שמור“.

דגשים חשובים לתהליך:

• ייבוא תקופה ארוכה :כאשר מדובר בייבוא של יותר מחודש אחד ,יש להשתמש בכפתור “חודש לפי תאריך“ פעולה זו תבצע חלוקה אוטומטית לחודשים על פי תאריך התנועה. לאחר סיום פעולת החלוקה לחודשים, יש ללחוץ על כפתור “שמור“.
• מחיקת קובץ העברה: בסיום, תתקבל ההודעה” האם למחוק קובץ העברת פקודות יומן?” יש ללחוץ על “לא“ לשמירת הקובץ או “כן” למחיקת הקובץ,
• סיום התהליך: עם השלמת הייבוא, יש להיכנס לתפריט הנהלת חשבונות בחר בעדכון תקבולים תשלומים לצורך בדיקה ועדכון התנועות.

קליטת יתרות פתיחה

את יתרות הפתיחה יש להזין באחת משתי הדרכים הבאות:

• רישום תנועות ידני:
  1. יש להיכנס לתפריט הנהלת חשבונות ובחר “עדכון תקבולים ותשלומים“
  2. עבור יתרת פתיחה חייבים יש להזין סוג תנועה “י.פ חייבים”  
  3. עבור יתרת פתיחה זכאים יש להזין סוג תנועה “ י.פ זכאים “
• ייבוא מקובץ Excel: יש לבנות קובץ אקסל לפי ההנחיות, להסבר המלא באתר,
  מבנה קובץ יבוא פקודות יומן לתוכנת ריווחית ly/Rivhit-KB-Excel

קליטת פריטים

במידה ויש צורך בייבוא קטלוג פריטים, יש לבצע זאת באמצעות קובץ Excel:

• להסבר מפורט על מבנה הקובץ ושלבי הייבוא: יש להיכנס למדריך בקישור הבא : “מבנה קובץ יבוא כרטיסי פריטים“ bit.ly/Rivhit-KB-Excel
• יתרות מלאי: יש לבצע קליטה מ-Excel להסבר המלא יש להיכנס למדריך “מבנה קובץ אקסל עדכון ספירת מלאי”  bit.ly/Rivhit-KB-Excel