יבוא נתונים ממבנה אחיד כולל מט"ח ויתרות פתיחה

בגרסה 125 קיימת אפשרות יבוא נתונים ממבנה אחיד כולל מט"ח ויתרות פתיחה. קובץ במבנה אחיד בדרך כלל כולל שנה מסוימת ויתרות סגירה של השנה הקודמת. שלבים לקליטת הקובץ:

• לקלוט פקודות יומן של השנה הרצויה, ניתן להבין איזו שנה כולל הקובץ לפי תאריכי האסמכתא (לדוגמה שנת 2023)

• קליטת פקודות יומן

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "תחזוקה" ובחרו ב-"יבוא נתונים מתוכנה זרה"

1. בחרו בסוג הקובץ לקליטה "מבנה אחיד".
2. בחרו את מיקום הקובץ – לבחור בקובץ txt.
3. בחרו חודש ושנה. (אם מדובר על תקופה של יותר מחודש, ראו הסבר בסעיף 6).
4. אם קליטת הנתונים כוללת מט"ח סמנו V בתיבה "כולל מט"ח".
5. לחצו "אישור" והמתינו עד להעלאת הנתונים.
6. כאשר מדובר בתקופה של יותר מחודש אחד ניתן להשתמש בכפתור "חודש לפי תאריך". תתבצע חלוקה אוטומטית לחודשים שונים ע"פ תאריך האסמכתא. המתינו לסיום הפעולה.
7. לחצו "שמור" והמתינו עד קבלת ההודעה "האם למחוק את הקובץ" (עדיף להקיש "לא"). השמירה הסתיימה.

• קליטת יתרות פתיחה/סגירה

בתפריט התוכנה לחצו על לשונית "תחזוקה" ובחרו ב-"יבוא נתונים מתוכנה זרה" (אותו חלון)

1. בחרו בסוג הקובץ לקליטה "מבנה אחיד יתרות פתיחה בלבד".
2. בחרו את מיקום הקובץ – לבחור בקובץ txt.
3. בחרו תאריך לקליטת היתרות (בדוגמה 31/12/22) – החודש והשנה ישתנו אחרי בחירת התאריך.
4. אם קליטת נתונים כולל מט"ח סמנו V בתיבה "כולל מט"ח".
5. לחצו "אישור" והמתינו עד להעלאת הנתונים.
6. לחצו "שמור" והמתינו עד קבלת הודעה "האם למחוק את הקובץ" (עדיף להקיש "לא"). השמירה הסתיימה.

בשלב זה כל הפקודות נמצאות במצב טיוטה. ניתן לעבור לעדכון פקודות יומן ולעדכן אותן. טיפול בבעיות בקובץ:

1. חסרים בריווחית קודי מט"ח מתאימים

נדרש להוסיף/לשנות קודי מט"ח בהגדרות קודי מט"ח.

2. קיימות תנועות שגויות

בעת הקשה לאישור יפתח דוח שגויים. בדוגמה זו כל הסכומים ב'דוח שגויים' עומדים על אפס,  נשים לב שבחן זכות 1 מופיע כרטיס 410 בלבד. זה כרטיס ניכוי מס במקור מספקים ומדובר על הגדרת סוג תשלום עם ניכוי אפס (בהנהלת החשבונות ממנה התקבלו הנתונים). ניתן להתעלם מדוח שגויים כזה. קיימות תנועות מסומנות במט"ח ללא סכום במט"ח קיימות תנועות הנהלת חשבונות בשקלים בלבד עבור כרטיס שמוגדר בקובץ במט"ח. לאשר את ההודעה כדי שהתנועות ייקלטו בשקלים.

4. דוח שגויים בקליטת יתרות עם מט"ח

מדובר בסכומים המופיעים:

• אחד מהסכומים במט"ח או בשקלים הינו אפס (סעיפים 1.2 בתמונה)
• סימני הסכומים במט"ח ובשקלים אינם תואמים (סעיפים 3,4 בתמונה)

יתרות ניתן לקלוט אך ורק באופן ידני.

• יתרה במט"ח בלבד רושמים במט"ח עם ערך שקלי ובפקודה הבאה מבטלים את הערך שקלי.
• פקודה שסימני הסכומים במט"ח ובשקלים אינם תואמים, רושמים עם סימון סכום שקלי וסכום מט"ח במינוס.

סעיף 1 סעיף 2 סעיף 3 סעיף 4 לאחר השלמת פקודות מדוח תנועות שגויות, היתרה בשקלים חייבת להתאזן. ייתכן שתיווצר יתרת אי-איזון במט"ח, אותה רושמים באותה שיטה כמו סעיפים 1 או 2, עם ביטול יתרת שקלים. לאחר רישום כל התנועות ואיזון ההפרשים – לעדכן את כל היתרות יחד.